1. Aufgabenstellung
Ein deutsches Industrieunternehmen verarbeitet den größten Teil seiner Eingangspost bei einem Dienstleister. Dort wird:
- Die Post geöffnet.
- Mehrseitige Sendungen werden mittels Barcode zu einem Vorgang zusammengefasst.
- Die Blätter werden digitalisiert.
- Jedem Blatt wird eine von ca. 150 Dokumentklassen zugewiesen.
- Pro Vorgang wird eine Vertragsnummer erfasst.
- Ein Exportdatensatz für das digitale Archiv des Kunden wird erstellt und online übertragen.
Durchschnittlich werden täglich ca. 2.000 Blatt Papier taggleich verarbeitet. Die 150 Dokumentklassen beinhalten:
- überwiegend Formulare
- halbstrukturierte Dokumente wie beispielsweise Abrechnungen.
- Briefe und Anschreiben werden der Dokumentklasse „Sonstiges" zugewiesen.
2. Die Lösung
Die soeben beschriebenen Tätigkeiten werden durch eine Erkennungssoftware im hohen Maße automatisiert. Im Einzelnen ergeben sich folgende Verarbeitungsschritte:
- Der Erkennungsserver sucht periodisch nach neu gescannten Stapeln und erkennt diese automatisch.
- Unsichere oder falsche Erkennungsergebnisse werden korrigiert.
- Ein Exportserver überträgt korrigierte Stapel automatisch.
3. Das Ergebnis
Da die Erkennung der Vertragsnummer durch einen Datenbankabgleich unterstützt werden kann und zur Bestimmung des Dokumenttypes fehlertolerante Verfahren herangezogen werden, erreicht wir eine hohe Lesequalität:
- 80% der Dokumenttypen werden automatisch bestimmt. Es entsteht kein Erfassungsaufwand.
- Bei 20% der Dokumenttypen ist eine visuelle Prüfung erforderlich. Bei ca. 25% dieser Dokumente ist vorgeschlagene Dokumenttyp falsch und muss korrigiert werden.
- Die Vertragsnummer wird zu ca. 40% automatisch bestimmt. Diese recht geringe Rate erklärt sich daraus, dass die Vertragsnummer fortlaufend ohne Prüffziffer vergeben wird. Die damit verbunde Verwechslungsgefahr und die hohen Qualitätsanforderungen an die Vertragsnummer machen diesen Prüfaufwand notwendig.
- Regelmäßige durchgeführte Qualitätssicherungsmaßnahmen bestätigen, dass die Fehlerquote beim Dokumenttyp unter 0,1% liegt. Die Fehlerquote bei der Vertragsnummer liegt weit unter 0,1%.
